En este blog le sugerimos algunas prácticas para que la documentación de procedimientos no sea una pérdida de tiempo y dinero, seguros de que le serán de gran utilidad.

Es común ver en la actualidad, que las empresas no logran implementar una metodología que les produzca una documentación de procedimientos útil como instrumento de gestión que guíe a los ejecutores del trabajo a mejorar la eficacia de su actividad cotidiana y que permita a los directivos eliminar la brecha que existe entre la operación diaria y la estrategia de negocio. De ésta manera la documentación de procedimientos pesados, desestructurados, insuficientes y desactualizada, no genera valor pero sí contribuye al aumento de los costos. Un método de documentación práctico dinámico fácil de consultar y de actualizar se convierte en medio estratégico para estandarizar las operaciones, transitar hacia la digitalización, incrementar el conocimiento organizacional y generar ventaja competitiva.Para lograr esto a continuación  le sugerimos algunas directrices que esperamos le sean de gran utilidad:

Lo primero diseñe un diagrama del  flujo de trabajo actual y sobe el, identifique, pasos que puedan estar sobrando, inconsistencias lógicas , documentos innecesarios, controles excesivos, represamientos, uso de equipos obsoletos como impresoras o fotocopiadoras, y elimine todo lo que no agrega valor, rediseñe el flujo de trabajo, sométalo a validación y luego si inicie la documentación.

No documenté dentro de los procedimientos administrativos las aplicaciones computarizadas, evite incluir pantallazos y explicaciones, en su lugar utilice la referencia cruzada (o hipervínculo) señalando al lector como consultar esas instrucciones en el manual del usuario del sistema o aplicativo respectivo.

No trascriba dentro de sus procedimientos administrativos normas legales tales como decretos,  leyes o códigos, en su lugar utilice la referencia cruzada (o hipervínculo)  señalando al lector como consultar esa documentación en la página o portal respectivo.

Cuando describa políticas organizacionales tenga cuidado de no confundir las políticas con Las actividades o tareas, las funciones o responsabilidades, el flujo de documentos, las metas, los objetivos o los indicadores de gestión, políticas son políticas.

Cuando incluya documentos evite describirlos  literalmente campo por campo, en su lugar coloque un ejemplo completa y correctamente diligenciado, es suficiente. 

En la descripción de los pasos del procedimiento use lenguaje sencillo, describa las actividades de forma positiva, evite describir los pasos a seguir para manejar la mala calidad, recuerde que para que un paso de un procedimiento agregue valor debe ser útil para el usuario o cliente del procedimiento, debe transformar físicamente algo y debe instruir para que el trabajo se haga bien desde la primera vez.

La descripción de actividades de control, inspección y verificación deben ser las estrictamente necesaria, los procedimientos deben garantizar la seguridad de lo que se hace pero no se deben hacerse pensando que el que los va a ejecutar lo va a hacer de mala fe.

Por último, es clave que quien diseñe los procedimientos posea la capacidad analítica, los conocimientos, la experiencia, la metodología y se apoye en  herramientas computarizadas  modernas.