En este blog le entregamos una guía para construir una matriz que le ayude a solucionar desequilibrios en la carga laboral y para determinar cuántas personas realmente requiere un proceso o una unidad de gestión para entregar su resultado sin sobrecargar a las personas que lo ejecutan.

1. No se enfoque en la persona o personas que presentan el desequilibrio, enfóquese en analizar el proceso que presenta el problema.
2. Establezca el volumen promedio mensual de productos o servicios que entrega o produce el proceso que se va a estudiar Ej.: 1200 órdenes de compra promedio mes.
3. Divida el proceso en fases o etapas lógicas Ej: etapa de iniciación, etapa de desarrollo y etapa de terminación.
4. Describa al frente de cada etapa detalladamente las tareas que comprende, incluya reuniones, atención telefónica, chat, atención a terceros, siempre que estos sean propios del proceso, no incluya esperas excepto cuando el ejecutor no pueda hacer nada mientras espera.
5. Escriba frente a cada tarea el cargo responsable de ejecutarla.
6. Describa para cada tarea frente al cargo que la ejecuta, la competencia técnica conductual requerida para la ejecutarla bien Ej.: Competencia técnica “Excel avanzado”, competencia conductual “decisión”.
7. Establezca el volumen promedio mensual de cada tarea.
8. Establezca el tiempo promedio de ejecución de cada tarea, expréselo en horas y adiciónele un suplemento o tiempo de holgura, en el caso de tareas de escritorio puede ser del 7% y en tareas que requieren esfuerzo físico pude ser el del 10%.
9.  Establezca una columna por cada cargo involucrado en el proceso, multiplique el volumen de cada tarea por el tiempo unitario (más el suplementario) y colóquelo en la
10. Columna del cargo correspondiente.
11.  Al finalizar el paso anterior sume cada columna y obtendrá el tiempo en horas requerido por cada cargo para ejecutar ese proceso.
12. Establezca el tiempo disponible de trabajo mensual en ese proceso, recuerde que solo se tiene en cuenta el horario normal de trabajo diario y que no se deben incluir los festivos ni los días hábiles no laborables como sábados o periodos de vacaciones (en Colombia ese tiempo es de 167 horas mensuales pero puede variar según las políticas de cada empresa)
13. Luego tome el tiempo en horas requerido por cada cargo y divídalo por el tiempo disponible mensual y obtendrá el número de trabajadores que se requieren por cada cargo involucrado en el proceso.
14. En este momento puede verificar si el cargo o los cargos que se quejan de sobrecarga realmente lo están.
15. Antes de entregar su veredicto asegúrese de que los ejecutores poseen la competencia para ejecutar bien cada tarea del proceso, es común que personas con perfiles académicos excelentes no posean las competencias técnicas o conductuales que requiere una tarea clave dentro del proceso.
16. Por ultimo haga un análisis minucioso del valor agregado de cada tarea del proceso, encontrará que hay varias tareas que no añaden nada al proceso por lo tanto se pueden eliminar, verifique también que no falten tareas de planificación, coordinación, medición y/o mejoramiento, esas ausencias causan desequilibrios, al finalizar el análisis, reste las tareas que elimino y sume las que adicionó y recalcule, con este resultado podrá tomar las decisiones pertinentes.

Una recomendación final; conforme un equipo competente para hacer este trabajo, además de los ejecutores del trabajo se requieren habilidades en análisis ocupacional y psicología organizacional, nunca haga este trabajo sin contar en el equipo con un directivo facultado para tomar decisiones sobre el proceso objeto de estudio, así evitara que el trabajo se pierda.