En este blog compartimos una de las herramientas más efectivas para resolver correctamente los cursos de acción a seguir, especialmente cuando se entremezclan asuntos laborales cotidianos con proyectos de gran importancia e incluso asuntos personales y todo es para ya, a continuación los pasos del análisis G.U.T gravedad, urgencia y tendencia:

PASO 1    SEPARE LOS TEMAS

Con frecuencia una situación es tan compleja que para manejarla inteligentemente hay que dividirla o separarla, un ejemplo de esto se presenta cuando un asunto requiere ser dividido en sub temas, ya que cada uno necesita una acción diferente: Ejemplo cuando tenemos que resolver quejas de clientes, al separar encontramos que:

El cliente A   Se queja por que el producto esta vencido.

El cliente B   Reclama por que los empaques están llegando sucios.

El cliente C   Protesta por demoras en las entregas.

Observamos que una situación importante y compleja ha sido reducida a su justa dimensión, pero la pregunta siguientes es ¿cuál debo atacar primero?, aquí es donde usar la matriz G.U.T. le ayudara a resolver de manera práctica, lógica y segura el curso de acción correcto a seguir.

PASO   2     DILIGENCIE LA MATRIZ G.U.T.

Primero: Transcriba todos los temas a los que les tiene que fijar prioridad, debidamente separados, en la columna “Situaciones” de la matriz G.U.T. cuyo ejemplo puedes ver más abajo.

Segundo: En la columna “Gravedad” al frente de cada tema, escriba las respuestas a los siguientes cuestionamientos: ¿Qué Impacto, gravedad o daño causa este asunto?   ¿Qué importancia tienen los resultados afectados por esta situación?  ¿Cuán grande es su impacto actual? Entre más información aporte mejor y si es posible hágalo con ayuda de las personas que más conocen del tema. 

Tercero: En la columna “Urgencia”. Al frente de cada tema, escriba las respuestas a los siguientes cuestionamientos ¿Qué tan apremiante es la necesidad de tomar acción?  ¿Cuáles son las fechas tope que no deberían sobrepasarse?  Si se pospone la acción ¿qué oportunidades se perderán? Aporta toda la información posible. 

Cuarto: En la columna “Tendencia”. Si la situación es creciente coloque una flecha en sentido ascendente, si es estable coloque la fecha en sentido horizontal y si es descendente la flecha va hacia abajo.

Quinto: Califique de 1 a 10 la gravedad, urgencia y tendencia de cada situación teniendo en cuenta la información registrada en cada casilla, luego sume las tres columnas y coloque el resultado en la columna “P” que significa prioridad, la situación con el resultado más alto es la que tiene la mayor prioridad y así sucesivamente.

RESUMEN   DEL   ANÁLISIS   G.U.T

El Análisis G.U.T. Sirve para examinar sus tareas, identificar los temas vitales por resolver, separar los problemas complejos en partes manejables, definir el mejor proceso de razonamiento para atacarlos.  Puede constituirse en una herramienta inmensamente útil inclusive para trabajarla en equipo porque le permite:

• • Apreciar el estado actual de un problema.
  • Identificar situaciones menos obvias que también requieren su atención.
  • Establecer prioridades para el tratamiento de las situaciones.
  • Evaluar rápidamente una situación.
  • Clasificar la información conocida y la que hay que conseguir.
  • Planificar sistemáticamente el trabajo por realizar.