En este blog analizaremos como en la actualidad la carga laboral excedida, se ha convertido en la principal causa de la rotación de personal en las empresas, y explicaremos las soluciones más efectivas para las organizaciones que están viviendo este problema.

En lo corrido del año, la economía de las empresas de nuestro país viene mostrando signos sostenidos de recuperación, tras el fuerte impacto de la pandemia que, en los dos años anteriores disminuyo las operaciones en todas las áreas de las empresas y lógicamente disminuyo también las necesidades de mano de obra.

¿Pero qué está pasando con la recuperación de las empresas y la carga de trabajo?

Que las empresas están incrementando sus volúmenes de operación, no solo en las áreas de producción, también en las áreas administrativas, logísticas y comerciales, algunas buscando rescatar las pérdidas del pasado, con estrategias de productividad equivocadas, como la de asignar a sus empleados  trabajo en exceso y no tomar acción frente a las manifestaciones de estrés y agotamiento.

¿Cuál es el problema?

La sabiduría popular dice que un problema no se corrige creando otro problema.

El inconveniente aparece cuando el trabajo comienza a acumularse, entonces todo se vuelve urgente, todos corren en direcciones encontradas, buscando soluciones rápidas, especialmente cuando se trata de compromisos de entrega o plazos previamente adquiridos en con los clientes, los directivos no quieren quedar mal con nadie, entonces vienen las soluciones interinas.

Se recurre al sentido de pertenencia y colaboración de los empleados, se aumentan las horas extras, se extienden los horarios, se vincula personal temporal (lógicamente sin experiencia) y lo más común, el trabajo retrasado más urgente e importante, se asigna a los colaboradores más hábiles y talentosos, en muchos casos responsabilizándolos de operaciones que corresponden a otras áreas o especialidades, consecuentemente estos a su vez, van dejando  de hacer parte de su trabajo cotidiano, viéndose obligados  a adelantarlo en su tiempo personal, nocturno o de fin de semana.

¿Cuáles son los efectos de esta situación?

El más corriente es que los colaboradores que, bajo el lema de pertenencia y colaboración con la empresa, estaban dando una mano, pasan a experimentar agotamiento y desmotivación, esto impacta de inmediato el clima laboral, las redes de conversación, entre trabajadores, hacen crecer el descontento, los colaboradores más hábiles y talentosos, producto de la presión, el agotamiento y el estrés, comienzan a poner sus hojas de vida en oferta y por sus propias capacidades encuentran otro  trabajo muy rápido, abandonado el barco en medio de la borrasca.

Las incapacidades se multiplican, especialmente en los cargos donde más acumulación o retraso hay, en algunos casos dejando resentimientos irreversibles.

La calidad se vuelve secundaria, aumentan las ausencias, las devoluciones, los reprocesos, los errores de todo tipo, las tareas atrasadas más urgentes se asignan sin importar si el ejecutor tiene las competencias y la experiencia requerida,  no hay tiempo para adelantar programas de inducción o entrenamiento, los planes de recreación, bienestar y deporte no tiene lugar, aumenta las quejas del personal y en algunos casos la pérdida de  clientes.

“Cuando una empresa necesita un empleado más y no lo contrata, sin tenerlo, lo está pagando 3 veces”.

henry ford

¿Cuál es entonces la solución?

Lo más importante es que la alta dirección una vez identificada la situación, asuma oportunamente la responsabilidad, entendiendo que volver a la normalidad requiere de un proceso logístico, administrativo y técnico que tomara un tiempo.

Es clave asignar un equipo de analistas con formación en ingeniería industrial (tiempo completo-dedicación exclusiva) para medir evaluar y establecer cuantas personas realmente se requieren en cada cargo y lógicamente tomar las acciones para nivelar la carga laboral, afortunadamente hoy existen técnicas que apoyadas en la tecnología producen resultados muy rápidos.

Es indispensable que los directivos tomen oportunamente las decisiones correctas, una vez se conozcan con precisión, los cargos con exceso de carga laboral, las actividades y las tareas acumuladas, retrasadas o represadas y actúen de inmediato según el volumen la criticidad y las prioridades.

Es determinante evitar, en lo posible, las soluciones interinas, esto puede requerir explicar el proceso que se está siguiendo para corregir la situación al personal y en algunos casos a los clientes más afectados, puede también ser necesario la ayuda de firmas expertas en reclutamiento y selección de personal y en algunos casos también la ayuda de consultores expertos en análisis  de la carga laboral.

¿Qué se ha aprendido?

Primero: que una empresa en recuperación no puede mantener en equilibrio la carga laboral por mucho tiempo; pues crecimiento y desarrollo significan desequilibrio positivo permanente, por lo que es necesario mantener información oportuna sobre las variaciones significativas en la carga laboral, por suerte hoy es fácil obtener o construir un sistema, que en forma automática actualice la información y que pueda servir para hacer simulaciones o proyecciones y así permitir que la toma de decisiones sea más preventiva que correctiva.

 Segundo: que es más fácil y sostenible mantener el equilibrio, cuando las decisiones de los directivos incluyen el bienestar de los colaboradores, eso se hace visible y es de rápido reconocimiento cuando la compensación es justa y se acompaña de estímulos, no necesariamente económicos, como los programas deportivos, culturales, de recreación de capacitación y desarrollo de los trabajadores dentro del empresa, incluyendo cuando es pertinente a sus familias, es también de gran valor respetar el tiempo de descanso y de dedicación a la familia, la inversión en estos temas es de las más productivas y rentables que puede hacer una empresa.