¿Por qué tantos procedimientos obsoletos?

Escrito por: Noé Beltrán Rodríguez
Consultor experto en modernización de procesos.

 

 

 

Queremos compartir en este blog las conclusiones de  múltiples experiencias en nuestro trabajo  como consultores en procesos,    sobre los principales factores por los cuales los procedimientos de las empresas se encuentran en alto grado de obsolescencia:

  1. Porque el diseño y la estructuración de los flujos de trabajo se enfocan en las características del procedimiento y no en mejorar la experiencia del cliente interno y/o externo.
  2. Porque antes de diseñar un procedimiento no se tiene en cuenta la situación de uso o de consumo de sus productos.
  3. Porque los procedimientos operativos están diseñados para administrar documentos, papeles y no información.
  4. Porque es común en los procedimientos administrativos el uso innecesario de impresoras y fotocopiadoras.
  5. Por la práctica estandarizada de solicitar y procesar información en papel y no en medios digitales.
  6. Porque los procedimientos usan en niveles muy bajos:
  • Las plataformas móviles.
  • Los portales web para intercambiar información con clientes y usuarios.
  • La información y las funcionalidades disponibles en la nube.
  1. Porque la gestión de calidad se centra en cumplir normas, no en innovar para hacer procedimientos más funcionales, menos costosos, más rápidos y más flexibles.
  2. Porque los procedimientos están adecuados a los requisitos de sistemas de información antiguos o en desuso.
  3.  Porque la documentación de los procedimientos es pesada, poco funcional, aislada de la tecnología y de las necesidades actuales.
  4. Porque los procedimientos no están alineados con la estrategia del negocio, ni con los cambios y tendencias del mundo moderno.

Aun cuando son muchas más las causas, si alguno de estos factores está presente en su empresa, recomendamos iniciar un proyecto de transformación de los procesos  para modernizar las prácticas en todos los niveles de la organización, no hacerlo es tomar un riesgo muy alto de obsolescencia.

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