¿SABE CUANTO PERSONAL REALMENTE SE NECESITA?

En este blog compartiremos los criterios claves para y dimensionar con precisión las necesidades de personal en los procesos administrativos, financieros, comerciales y en especial cuando se trata del trabajo intelectual o del trabajo que se realiza en un escritorio.

Que hace usted cuando le solicitan un nuevo cargo o le piden autorizar más horas extras o le informan que el trabajo está retrasado o le dicen que no se pueden cumplir los compromisos adquiridos o le informan que no hay tiempo para planear, ni para entrenar y mucho menos para controlar la calidad.

La decisión más común es optar por una solución interina, contratar mano de obra temporal, la realidad es que esa mano de obra interina se vuelve permanente y lo peor es que los problemas siguen y entonces es necesario volver a contratar más trabajo temporal, así caemos en un círculo vicioso que en la mayoría de los casos termina deteriorando la productividad, con un agravante y es que de eso nos damos cuenta cuando ha pasado el tiempo ya no podemos cambiar los resultados.

¿Cómo salir de esta encrucijada administrativa?

Lo primero es romper el paradigma que nos hace pensar que el trabajo intelectual o el trabajo de escritorio no se pueden medir y por lo tanto no se puede estandarizar.

Si clarificamos el proceso en el que se desarrolla este trabajo, definimos el producto o resultado y el volumen que ese proceso debe entregar en un periodo de tiempo y luego descomponemos el proceso en sus fases lógicas y analizamos detalladamente la secuencia de acción, con ayuda de la estadística básica (dado que en estos casos el cronometro no aplica) encontraremos las respuestas.

Lo segundo es olvidarnos de analizar y resolver los problemas enfocándonos en las personas que están atrasadas o sobrecargadas, lo que hay que analizar es el proceso en el que ellos están trabajando, hay están todas las respuestas que necesitamos para saber cuándo realmente necesitamos más mano de obra.

Lo tercero es no perder de vista si el personal que está ejecutando el proceso actual posee las competencias necesarias, esto es: la educación, el entrenamiento, el conocimiento técnico y la conducta o comportamiento adecuados para el trabajo que está realizando, las estadísticas nos muestran que que cuando hay que vincular mano de obra temporal sin que sea evidente un aumento en la producción, es porque tenemos un problema de competencia, lo desafortunado es que no lo corregimos por la causa sino por el efecto.

Por ultimo cundo decida realizar este trabajo, entrene o capacite a un profesional en técnicas para, evaluar y optimizar procesos, asegúrese que cuente con metodología para medir la carga laboral y la capacidad del proceso y que domine las técnicas estadísticas básicas.

Lo resultados lo sorprenderán, contara con criterios objetivos para determinar cuántas personas realmente se necesitan en un proceso o dependencia y lo más importante podrá saber en qué medida su decisión afecta positiva o negativamente la productividad.

 

 

Preparado por: Noé Beltrán Rodriguez

Consultor en productividad administrativa

 

Comente este blog y recibirá  una guía sobre este tema no olvide informarnos su ciudad de origen

 

14 Comentarios en “¿SABE CUANTO PERSONAL REALMENTE SE NECESITA?
Anónimo

muy bueno no tenemos muchas veces en cuenta el trabajo en equipo y lo importante que es.

Anónimo

El mejor indicador para medir proceso(de cualquier tipo) es el resultado, lo demás es pura retorica¡¡¡¡

Cristina

Buenas Tardes, soy de Cali-Colombia, es interesante el tema, pero con la nueva legislación sobre el acoso laboral, se podria estar cruzando esta linea. Como se podria manejar esto???

Lorena

Es necesario poder establecer primero los tiempos en que una actividad se puede hacer en promedio, para ello el encargado debe saber del proceso. Pero en verdad la mejor es saber que hacer con toda esa información que se levanta al hacer el seguimiento del personal. Gracias

isabel mejia

Muy interesante y util

    Anónimo

    Muy interesante por que muchss veces no entendemos la importancia de tener gente capacita para las diferentes funciones y saber que todas son igual de importantes para formar un buen desempeñó de cualquier compañía.

luz gavy vasquez daza

Me parecen super importantes para poder ubicarnos de mejor manera tanto en el entorno interno como el externo en referencia a la empresa y así poder llegar a ser mas productivos

Adriana Puerta

Me interesa el tema. En una gran mayoría de las empresas fallan porque tienen en puestos claves, personas sin las competencias requeridas por el cargo, tal vez por ser recomendación?

sulma

evaluar los puestos de trabajo es de gran ayuda, ya que a través de este anàlisis clarificamos las debilidades y foetalezas que puedan tener las personas al desarrollarlo y así identicando aspectos positivos y negativos que encuentran las personas al enfrentarse a la cotidianidad de su quehacer y poder determinar que competencias no se està dando en las personas para desarrollar su puesto de trabajo

Jorge Millán

Todo proceso llámese administrativo, financiero, de producción, de ventas, requiere de una definición clara de que es lo que se va a ejecutar y como las diferentes divisiones de la organización tienen que ver con el caso para que el resultado se pueda dar. Esto se puede asemejar a un diagrama de Ven en el cual las actividades están comprometidas con información y con tiempos. El manual de funciones es fundamental para cualquier empleado, desde la que hace el aseo y sirve los tintos hasta el Gerente General. Es triste ver en el día de hoy como los empleados dedican parte de su tiempo laboral a chatear con personas que nada tienen que ver con la organización, a estar metidos en páginas de internet externas y lo más decepcionante estar metidos en páginas buscando empleo.

Liliana

Cada cuanto debo medir el indicador de desempeño en el área financiera: anual al cierre del ejercicio o semestral después de impuestos?

Luz Mary

Un tema muy importante y seria bueno conocer las herramientas que se deben aplicar ,en la empresa que laboro hay días donde la productividad es baja y otros es muy alta,y se genera tiempo extra que luego se compensa ,me gustaría saber que hacer

Elizabeth

¿Cómo se usa la estadistica básica en la clarificación de secuencias de actividades? (primer punto de este blog) Me imagino que refiere a una regresion lineal pero ¿cuáles serian las variables a tener en cuenta?.
Gracias

Javier

Estas guias deberían ser utilizadas por la Pymes ya que son empresas creadas por personas que tiene cierto conocieminto del Bien o Servicio a producir o vender y no tiene una visión del funcionamiento interno del negocio y su entorno.
Este tipo de guías son muy útiles para las personas que piensan desarrollar una idea de negocio.

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